HelpSpace Blog

GDPR Checklist for Customer Support: How to Stay Compliant Without Slowing Down Your Team

John Ibrügger — Thu, 11 Jun 2026 09:07:12 +0000

Every support request contains personal data: names, email addresses, order numbers, and sometimes even payment or health-related information.

That makes customer support one of the most privacy-sensitive areas of your business—and one of the areas where GDPR compliance is often overlooked, especially in small and medium-sized companies.

The good news? GDPR-compliant customer support doesn't have to be complicated. With the right processes...

DSGVO-konformer Kundensupport: Checkliste für KMU

John Ibrügger — Thu, 11 Jun 2026 09:07:16 +0000

Jede Support-Anfrage enthält personenbezogene Daten: Namen, E-Mail-Adressen, Bestellnummern, manchmal sogar Zahlungs- oder Gesundheitsinformationen. Damit ist der Kundensupport einer der datenschutzrelevantesten Bereiche in deinem Unternehmen und gleichzeitig einer, der in vielen KMU beim Thema DSGVO übersehen wird.

Die gute Nachricht: DSGVO-konformer Kundensupport ist kein Hexenwerk. Mit den richtigen Prozessen und einer passenden Helpdesk-Lösung lässt sich Datenschutz fast nebenbei erledigen. Diese Checkliste zeigt...

Why Your Helpdesk Server Location Matters More Than You Think

John Ibrügger — Wed, 03 Jun 2026 09:33:36 +0000

You've set up your helpdesk, trained your agents, and fine-tuned your ticket templates. Then, during a meeting, someone casually asks:

"By the way, where is our support data actually stored?"

Silence. Someone shrugs. The conversation moves on.

And that's precisely the problem.

When evaluating a helpdesk solution, server location is one of the most overlooked factors—and one of the most important. It doesn't just...

Warum der Serverstandort eures Helpdesks wichtiger ist, als ihr denkt

John Ibrügger — Wed, 03 Jun 2026 09:33:31 +0000

Ihr habt euren Helpdesk eingerichtet, eure Agenten sind geschult, die Ticketvorlagen sitzen – und dann fällt in einem Meeting beiläufig die Frage: „Wo liegen eigentlich unsere Daten?“
Kurze Stille. Irgendwer zuckt mit den Schultern. Thema gewechselt.

Genau das ist das Problem.

Der Serverstandort eures Support-Tools ist einer der am häufigsten übersehenen Faktoren bei der Softwareauswahl und gleichzeitig einer der folgenschwersten. Er entscheidet...

The Most Popular SetApp Tools at HelpSpace

John Ibrügger — Fri, 22 May 2026 11:09:00 +0000

SetApp is a comprehensive software subscription for macOS and iOS, offering access to a curated collection of high-quality apps. For a monthly fee, users can choose from tools designed for productivity, creativity, and organization. At HelpSpace, SetApp plays a vital role in streamlining operations and delivering exceptional results for our customers. Below, we introduce our favorite apps and explain how...

Serviceanforderungsmanagement – Der Leitfaden

John Ibrügger — Thu, 17 Aug 2023 12:00:00 +0000

Kundenservice ist das A und O für jedes erfolgreiche Unternehmen. Er ist echt wichtig und das Rückgrat eines jeden erfolgreichen Geschäfts. Von einem guten ersten Eindruck bis hin zu einer bleibenden Erinnerung – der Ruf deines Unternehmens hängt von einem super Kundenservice ab. In diesem Buch zeigen wir dir alles, was du über Kundenservice wissen musst, von den Grundlagen bis...

Kundenbindung: 7 Strategien zur Kundenbindung - Kunden zu halten ist günstiger als neue zu finden. Hier sind ein paar Tipps, wie du deine Strategien zum Kundenbindung verbessern kannst.

John Ibrügger — Fri, 27 Jan 2023 12:00:00 +0000

Angesichts der drohenden Wirtschaftskrise ist es nicht überraschend, dass 23 % der Käufer vorhaben, ihre Ausgaben zu senken. Da deine bestehenden Kunden weniger ausgeben und die Akquise neuer Kunden fünf- bis 25-mal teurer ist als die Bindung bestehender Kunden, ist die Entwicklung effektiver Strategien zur Kundenbindung der einzige Weg, um in diesem Geschäftsumfeld zu bestehen.

Erstens steigert es den Gewinn.
Zweitens...

Serviceanforderungsmanagement – Der Leitfaden

John Ibrügger — Thu, 03 Aug 2023 12:00:00 +0000

Die Geheimnisse des Serviceanfragenmanagements zu lüften, kann ganz schön kompliziert sein. Trotzdem ist es super wichtig, damit alles in deinem Unternehmen reibungslos läuft. Egal, ob du IT-Administrator, Kundendienstleiter oder CEO bist, die Grundlagen des Serviceanfragenmanagements zu verstehen, ist super wichtig, um einen reibungslosen Geschäftsablauf zu gewährleisten. In diesem aufschlussreichen Blogbeitrag tauchen wir in die Welt des Serviceanfragenmanagements ein, zeigen, warum...

Kunden-Empathiekarte

John Ibrügger — Thu, 27 Jul 2023 12:00:00 +0000

Um ihre Kunden besser bedienen zu können, müssen Unternehmen genau wissen, wer sie sind. Mit Empathiekarten kann man Kundenerkenntnisse gewinnen und ihre Bedürfnisse besser verstehen. Diese visuellen Darstellungen zeigen, was Kunden sagen, tun, denken, fühlen und hören.

Sie bieten ein leistungsstarkes Mittel, um Einblicke in das Kundenverhalten zu gewinnen und dienen als Grundlage für eine erfolgreichere Kundenbindung. In diesem Blogbeitrag werden...

Nutze Kundenfeedback: So verbesserst du dein Unternehmen

John Ibrügger — Fri, 30 Jun 2023 12:00:00 +0000

Man sagt, „der Kunde ist König“, und das stimmt total. Laut Forbes sind kundenorientierte Unternehmen fast 60 % erfolgreicher als solche, die das nicht sind.

Wenn du ein Unternehmen führst und ein Produkt oder eine Dienstleistung verkaufst, sollte es oberste Priorität haben, zu wissen, was deine Kunden darüber denken. Dies wird als Kundenfeedback bezeichnet, ohne das du deine Kunden nicht verbessern...

Kundenservice-Erfahrung: Was Sie wissen müssen

John Ibrügger — Fri, 23 Jun 2023 12:00:00 +0000

Kunden haben auf dem Markt jede Menge Optionen. Deshalb müssen Unternehmen mehr bieten, als ihre Kunden erwarten, um sie bei sich zu halten. Ein toller Kundenservice kann entscheidend sein, ob ein Unternehmen erfolgreich ist oder nicht. Es ist wichtig zu wissen, dass Kunden einen besonderen Service wollen und schnell woanders hingehen, wenn sie nicht zufrieden sind.

Erstklassiger Service ist der Schlüssel...

Starke Kundenservicekultur: So bauen Sie sie auf - Wir schauen uns an, wie du eine starke Kundenservicekultur aufbauen kannst, die dir hilft, Beziehungen zu pflegen, die Kundenzufriedenheit zu steigern und dein Unternehmen von der Konkurrenz abzuheben.

John Ibrügger — Wed, 24 May 2023 12:00:00 +0000

Um in der Geschäftswelt erfolgreich zu sein, ist eine starke Kundenservicekultur echt wichtig. So kannst du gute Beziehungen zu deinen Kunden pflegen, sie an dich binden und letztendlich deinen Gewinn steigern.

Der folgende Artikel befasst sich mit den entscheidenden Aspekten einer effektiven Kundenservicekultur. Er bietet Einblicke in die Schaffung einer Arbeitskultur, die starke Beziehungen fördert und Kunden an Sie bindet. Darüber...

Qualitätssicherung im Kundenservice: So machen Sie’s richtig

John Ibrügger — Fri, 05 May 2023 12:00:00 +0000

Einen guten Kundenservice hinzukriegen ist echt nicht einfach, aber für Unternehmen ist es super wichtig, um erfolgreich zu sein. Die Zufriedenheit der Kunden ist das A und O für jedes erfolgreiche Unternehmen. Ob ein Kunde zufrieden ist oder nicht, hängt oft davon ab, wie gut der Kundenservice ist. Aber keine Sorge, mit den richtigen Tools, Strategien und dem nötigen Wissen...

Wie du mit Tags, Automatisierungen und Workflows deine Support-Zeit halbierst

John Ibrügger — Mon, 16 Jun 2025 01:00:00 +0000

1. Einleitung: Mehr Anfragen, weniger Zeit – aber trotzdem besseren Support liefern

Kleine Support-Teams stehen heute vor einem echten Dilemma: Die Erwartungen der Kunden steigen, aber das Team bleibt klein. Statt mehr Personal einzustellen, braucht es smartere Prozesse. Und genau hier liegt der Schlüssel: Struktur.

Denn mit einem klaren System aus Tags, Automatisierungen und Workflows kannst du:

Anfragen schneller bearbeiten

Verantwortlichkeiten klären

Interne Kommunikation...

Warum ein einfaches Helpdesk-System deine Kundenzufriedenheit verdoppeln kann

John Ibrügger — Mon, 02 Jun 2025 08:00:00 +0000

1. Einleitung: Wenn Komplexität den Kundenservice zerstört

Viele Support-Teams merken es erst spät: Ihr Tool ist Teil des Problems. Statt den Alltag zu vereinfachen, macht es alles komplizierter – mit zu vielen Funktionen, verwirrenden Einstellungen und unübersichtlichen Oberflächen. Das Ergebnis? Mitarbeiter sind frustriert, Prozesse stocken, Kunden warten zu lange auf Antworten.

Dabei ist Support im Kern simpel: Kunden haben eine Frage...

5 Supportprozesse, die kleine Teams sofort effizienter machen

John Ibrügger — Tue, 27 May 2025 12:44:05 +0000

1. Einleitung: Große Wirkung bei kleinem Team

Wenn du mit einem kleinen Support-Team arbeitest, zählt jede Minute. Du hast weder die Kapazitäten für ein eigenes QA-Team noch Zeit für Meetings, um jeden Fall im Detail zu besprechen. Gerade deshalb ist es entscheidend, Prozesse zu etablieren, die dir helfen, schneller, strukturierter und zuverlässiger zu arbeiten – ohne zusätzlichen Aufwand.

In diesem Artikel...

Was ist SaaS-Kundensupport?

John Ibrügger — Mon, 06 May 2024 09:34:00 +0000

Sich in der Welt der Software-as-a-Service (SaaS) zurechtzufinden, kann sowohl aufregend als auch herausfordernd sein. Wenn Unternehmer und Unternehmen in diese technikgetriebene Landschaft eintauchen, sticht ein Aspekt als Eckpfeiler des Erfolgs hervor: der Kundensupport. Beim SaaS-Kundensupport geht es nicht nur darum, technische Probleme zu lösen, sondern auch darum, Beziehungen aufzubauen, Vertrauen zu schaffen und sicherzustellen, dass die Nutzer/innen das Beste...

Was ist wissensbasierter Service?

John Ibrügger — Tue, 30 Jan 2024 09:41:00 +0000

In einer sich schnell entwickelnden Landschaft von Kundeninteraktionen, in der Information Macht bedeutet, wird die traditionelle Vorstellung, sich auf statisches Wissen zu verlassen, überholt. Hier kommt Knowledge-Centered Service (KCS) ins Spiel, eine revolutionäre Methode, die einen Paradigmenwechsel vollzieht: weg von vordefinierten Inhalten, hin zur dynamischen, spontanen Wissenserstellung. Stell dir eine kollaborative Umgebung vor, in der jede Kundenanfrage nicht nur eine...

Service Desk vs. Help Desk - Die Unterschiede

John Ibrügger — Thu, 06 Jul 2023 09:49:00 +0000

Wenn du die Unterschiede zwischen einem Service Desk und einem Help Desk klären möchtest, bist du hier genau richtig. Im Bereich des IT-Supports werden diese Begriffe oft synonym verwendet, aber sie stehen eigentlich für zwei verschiedene Ansätze. Für Unternehmen, die ihren IT-Support optimieren wollen, ist es wichtig, die Unterschiede zwischen den beiden Begriffen zu kennen.

In diesem Artikel befassen wir uns...

HelpSpace belegt den ersten Platz der "7 bestbewerteten Helpdesk-Software" von GetApp

John Ibrügger — Thu, 03 Aug 2023 09:43:00 +0000

Aufregende Neuigkeiten von HelpSpace! In dem kürzlich erschienenen GetApp Artikel " 7 Top-Rated Help Desk Software" haben wir mit 4,8 von 5 Sternen die beste Bewertung erhalten. Das ist eine fantastische Bestätigung für unser Engagement für einen erstklassigen Kundensupport.

Ein Helpdesk-Manager ist ein anspruchsvoller Job, nicht wahr?...

Prozess vs. Verfahren: Was sie sind und wie sie sich unterscheiden

John Ibrügger — Tue, 26 Sep 2023 09:42:00 +0000

Im Bereich des Kundendienstmanagements mag es auf den ersten Blick so aussehen, als ob Prozesse und Verfahren austauschbare Begriffe sind. Es ist jedoch wichtig, die feinen, aber wichtigen Unterschiede zwischen diesen beiden Begriffen zu erkennen. In dieser Diskussion werden wir das Wesen von Prozessen und Abläufen untersuchen, ihre Hauptunterschiede klären und praktische Beispiele anführen, die dir helfen, die komplexen Abläufe...

Inbound Call Center Dienstleistungen - ein einführender Leitfaden

John Ibrügger — Mon, 08 Jan 2024 09:42:00 +0000

Die Interaktion mit den Kunden ist der Eckpfeiler eines jeden florierenden Unternehmens. In der heutigen Wettbewerbslandschaft, in der die Kundenzufriedenheit an erster Stelle steht, ist jede Interaktion mit deinen Kunden von großem Wert. Wenn sich Kunden proaktiv an dein Unternehmen wenden, um wichtige Informationen, zeitnahe Unterstützung oder maßgeschneiderte Lösungen zu erhalten, wird die zentrale Rolle der Inbound-Callcenter-Dienste deutlich. Diese Interaktionen...

Die wertvollsten Kundenservice-Standards, die du anstreben solltest

John Ibrügger — Thu, 18 Jan 2024 09:42:00 +0000

Im Bereich des Kundendienstes ist Spitzenleistung nicht nur ein Ziel, sondern eine Notwendigkeit. Als jemand, der den Kundenservice in- und auswendig kennt, sei es als Manager, Vertreter oder Erfolgsspezialist, weißt du, dass das Streben nach Perfektion nie aufhört. Es geht nicht nur darum, gut zu sein; es geht darum, nach dem Himmel zu greifen und sich ständig zu verbessern.

Dieser Artikel...

Was ist ein Kundenerfolgsmanager? - Was ist ein Kundenerfolgsmanager?

John Ibrügger — Thu, 22 Feb 2024 09:38:00 +0000

In der sich schnell entwickelnden Landschaft des modernen Geschäftslebens, in der die Kundenzufriedenheit an erster Stelle steht, nimmt die zentrale Rolle des Customer Success Managers (CSM) eine zentrale Stellung ein. Er geht über den konventionellen Kundenservice und den Verkauf hinaus und kümmert sich um die Pflege dauerhafter Kundenbeziehungen und die Sicherstellung des anhaltenden Erfolgs und der Zufriedenheit der Kunden. Der...

Customer Lifecycle Management: Der wesentliche Leitfaden

John Ibrügger — Thu, 21 Mar 2024 09:36:00 +0000

In der heutigen, sich schnell entwickelnden Geschäftswelt ist die Beherrschung der Feinheiten des Customer Lifecycle Managements von entscheidender Bedeutung für einen dauerhaften Erfolg. Als Kundenservice-Manager, -Vertreter oder -Spezialist bist du der Dreh- und Angelpunkt, wenn es darum geht, Kunden durch jede Phase ihrer Interaktion mit deinem Unternehmen zu begleiten. Von der ersten Kontaktaufnahme bis zur Pflege einer dauerhaften Kundenbeziehung bietet...