Mehr Kontext, weniger Aufwand – wie benutzerdefinierte Felder deinen Support-Alltag einfacher machen
Manchmal sind es die kleinen Dinge, die den größten Unterschied machen – wie ein zusätzlicher Hinweis im Ticket, ein automatisch übertragener Name oder eine gespeicherte Bestellnummer. All das spart deinem Team Zeit, reduziert Rückfragen und sorgt dafür, dass ihr euren Kunden genau das bieten könnt, was sie sich wünschen: kompetenten, schnellen und persönlichen Support.
Mit unserer neuen Funktion für benutzerdefinierte Felder in HelpSpace möchten wir dir genau das ermöglichen. Ab sofort kannst du eigene Felder in HelpSpace für Tickets und Kontakte anlegen – ganz flexibel und so individuell, wie du und dein Unternehmen es braucht. Und das Beste daran: Diese Felder lassen sich nicht nur manuell in HelpSpace befüllen, sondern auch vollautomatisch über die API mit Daten aus anderen Systemen verbinden. CRM, ERP, Webshop – die wichtigsten Informationen sind nun genau da, wo sie hingehören: im Support.
Warum das ein Gamechanger ist
Support bedeutet heute mehr, als nur Antworten zu verschicken. Es geht darum, Kunden zu verstehen, ihre Historie zu kennen und ihre Anliegen einzuordnen. Genau hier setzen benutzerdefinierte Felder an. Sie bringen Struktur und Kontext in deine Tickets und Kontakte, damit dein Team schneller reagieren und besser entscheiden kann – ohne langes Suchen, ohne ständiges Hin- und Herspringen zwischen Tools.
Ob es um die Vertragslaufzeit eines Kunden geht, um eine Bestellnummer, den zuständigen Verkäufer oder um interne Kategorien wie Produkttyp oder Region: Mit den neuen Feldern kannst du alles hinterlegen, was für euch relevant ist.
Drei Beispiele, wie benutzerdefinierte Felder den Alltag erleichtern
1. CRM-Integration: Persönlicher Support mit einem Klick
Stell dir vor, dein Support-Team bekommt eine Anfrage – und ohne Umwege wissen sie sofort, wer der Kunde ist: ein treuer Bestandskunde, betreut von Kollegin Lisa aus dem Vertrieb, aktiv in der Maschinenbau-Branche. Das Ticket selbst liefert bereits alle Infos, denn die Kundendaten wurden automatisch aus dem CRM übernommen und im Kontaktprofil gespeichert. Keine Umwege mehr, kein Kopieren von Infos aus anderen Tools.
Der Vorteil? Schnelleres Verstehen, persönlicheres Antworten und ein deutlich entspannterer Workflow.
2. Webshop-Integration: Alles zur Bestellung direkt im Blick
Ein Klassiker im E-Commerce-Support: Eine Kundin fragt nach ihrer Lieferung – doch das Ticket enthält zunächst kaum Informationen. Dein Team muss manuell im Webshop nach der Bestellnummer suchen, das Produkt prüfen, das Kaufdatum herausfinden. Das kostet Zeit – und Nerven.
Mit den benutzerdefinierten Feldern änderst du das: Du kannst jetzt Bestellnummern, Produkt und Reklamationsgrund direkt im Ticket dokumentieren. So hat dein Team alle wichtigen Infos sofort im Blick, ganz ohne Systemwechsel.
Zusätzlich lässt sich unsere Custom Sidebar, z. B. für Shopify, nahtlos integrieren. Darüber kannst du die komplette Bestellhistorie des Kunden anzeigen – direkt neben dem Ticket. Das macht die Bearbeitung nicht nur effizienter, sondern sorgt auch für eine klarere und schnellere Kommunikation.
3. ERP-Integration: Interne Abläufe direkt im Support
Auch wenn sich viele Supportanfragen auf den Kunden konzentrieren, betreffen sie oft interne Abläufe – etwa wenn es um Lieferzeiten, Rechnungsnummern oder den Lagerbestand geht. Ohne Schnittstelle zum ERP-System muss dein Team erst Rücksprache mit anderen Abteilungen halten oder sich durch mehrere Tools klicken.
Mit benutzerdefinierten Feldern kannst du diese Informationen direkt im Ticket hinterlegen – zum Beispiel Rechnungsnummer und Projektnummers aus dem ERP. So ist sofort ersichtlich, wo das Ticket hingehört.
Noch praktischer wird es mit unserer Custom Sidebar, etwa für Xentral: Hier kannst du ERP-Informationen direkt neben dem Ticket anzeigen lassen. Ein Klick genügt, um direkt ins ERP zu springen und dort weiterzuarbeiten – um Details anzusehen oder Belege zu prüfen.
So wird der Support zur Schaltzentrale – mit direktem Draht zu allen relevanten Systemen und deutlich weniger Reibung im Tagesgeschäft.
Dein Helpdesk, deine Regeln
Was wir dir mit den benutzerdefinierten Feldern geben, ist Gestaltungsfreiheit. Du entscheidest, welche Informationen für dein Team wichtig sind – und wie sie angezeigt werden. Die Felder lassen sich passgenau auf deine Arbeitsweise abstimmen.
Und noch ein Vorteil: Durch die API kannst du Daten aus externen Systemen automatisiert synchronisieren. Damit bringst du alle Tools zusammen – und machst HelpSpace zu deinem zentralen Ort für Kommunikation und Kundenwissen.
Fazit: Support, der nicht nur reagiert, sondern versteht
Mit den benutzerdefinierten Feldern bekommst du mehr als nur eine technische Funktion. Du bekommst ein Werkzeug, das dein Team stärkt, Prozesse vereinfacht und den Unterschied macht – zwischen einem okayen und einem herausragenden Support-Erlebnis.
Probier’s aus. Füge ein Feld hinzu, teste es im nächsten Ticket – und spüre, wie viel einfacher der Support-Alltag plötzlich wird.
