Ist dein Posteingang voll mit ungelesenen Nachrichten und du hast keine Zeit, sie zu öffnen, geschweige denn eine Antwort zu schicken? Geben wir es zu: Wir alle glauben, dass wir genügend Zeit haben, um jede E-Mail, die wir erhalten, persönlich zu beantworten; aber die Realität sieht anders aus. Die schnelllebige Welt, in der wir leben, lässt uns kaum ein paar Minuten zum Entspannen, und in dieser Zeit ist das Beantworten von E-Mails unsere geringste Priorität.
Aber was bringt es uns, jede E-Mail, die eine wiederholte Antwort verlangt, manuell zu beantworten?
Eine gut kuratierte automatisierte Antwort auf bestimmte E-Mails ist sinnvoll, wenn du bei der Arbeit mehr Genauigkeit und Effizienz erreichen willst. Dazu solltest du wissen, wie du eine automatische E-Mail-Antwort schreibst, mit der du deine Kunden nicht verlierst und dir gleichzeitig den ganzen Ärger ersparst.
In diesem Artikel stellen wir dir verschiedene Vorlagen für automatische E-Mail-Antworten vor, mit denen du deine Arbeit erledigen kannst. Also stürze dich in die Suche nach deinen Optionen.
Was ist E-Mail-Automatisierung?
Hast du schon einmal daran gedacht, deine E-Mail-Marketingstrategie auf Autopilot zu stellen? Wenn du ein neues Startup bist, verstehen wir, dass du vielleicht gerne jede E-Mail persönlich beantwortest, um einen exzellenten Kundenservice zu erreichen. Aber denk mal an all die Dinge und anderen Ziele, die du in dieser Zeit erreichen kannst?
E-Mail-Automatisierung bedeutet, eine E-Mail zu kuratieren, die einen bestimmten Auslöser erfüllt. Wenn du also eine E-Mail erhältst, die unter bestimmte Kriterien fällt, musst du nicht jedes Mal darauf antworten. Stattdessen kann dein System die Antwort von selbst verschicken, so dass du dir diese wiederholte Mühe ersparen kannst.
Hier ist ein Beispiel. Du kannst einfach eine gut formulierte Antwort verfassen und sie für alle E-Mails, die sich auf dein Unternehmen beziehen, auf Autopilot stellen.
Auf diese Weise musst du nicht stundenlang dein Startup für Kunden erklären, die vielleicht keine Lust haben, Details zu erfahren. Schließlich sind nicht alle Geschäftsanfragen ernst gemeint; manche dienen nur dazu, die Zeit zu vertreiben.
Außerdem ist die E-Mail-Automatisierung eine hervorragende Möglichkeit, mit all deinen Kunden in Kontakt zu bleiben und sie auf dem Laufenden zu halten, was wiederum zu Verkäufen führt.
Stell dir vor, ein Kunde möchte etwas über ein bestimmtes Produkt erfahren, und seine E-Mail zeigt, dass er es bei dir kaufen möchte, aber du vergisst, ihm zu antworten, weil du mit tausenden anderen Aufgaben beschäftigt bist. Das Ergebnis ist, dass die E-Mail, die das Potenzial hatte, dir Einnahmen zu verschaffen, in der Masse der E-Mails in deinem Posteingang untergeht.
Aber mit einem E-Mail-Automatisierungssystem wird jede E-Mail, die du vielleicht vergessen hast zu beantworten, beantwortet, sodass du trotz deines vollen Terminkalenders mit deinen Kunden in Kontakt bleiben kannst. Statistiken zufolge nutzen 81% der kleinen und mittleren Unternehmen E-Mails, um neue und alte Kunden zu gewinnen und zu binden.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es viele Vorteile hat, eine automatische E-Mail-Antwort einzurichten, vor allem wenn es darum geht, einen hervorragenden Kundenservice zu bieten und den Umsatz zu steigern. Allerdings funktioniert nicht jede Antwort, und es gibt ein bestimmtes Verfahren, um sie einzurichten.
Im nächsten Teil dieses Leitfadens werden wir uns verschiedene Vorlagen für automatische Antworten ansehen, mit denen du deine Ziele erreichen kannst. Außerdem verraten wir dir, wie du eine automatische E-Mail-Antwort ganz schnell einrichten kannst.
Tipps zur Erstellung einer starken automatischen E-Mail-Antwort
Wenn du zu den 64 % der Kleinunternehmen gehörst, die E-Mail-Marketing nutzen, um neue Kunden zu gewinnen, musst du eine starke automatische E-Mail-Antwort erstellen, um deine Ziele zu erreichen. Bis Ende 2022 wird die Zahl der E-Mail-Nutzer/innen weltweit auf 4,3 Milliarden ansteigen, und wir sind sicher, dass du sie nicht mit lahmen oder schwachen Antworten enttäuschen willst.
Hier sind ein paar Tipps, die dir helfen, eine perfekte automatische E-Mail-Antwort zu verfassen.
Schreibe immer eine überzeugende Betreffzeile: Egal, ob es sich bei deiner E-Mail um eine Auftragsbestätigung oder eine Erinnerung handelt, achte darauf, dass du eine klare Betreffzeile hast, die die Kunden zum Öffnen der E-Mail bewegen soll. Die Betreffzeile sollte zwar kurz, aber nicht vage sein.
Schreibe eine persönliche Antwort: Dank der E-Mail-Technologie kannst du deine automatischen Antworten jetzt sehr persönlich gestalten, indem du den Namen deines Kunden im Inhalt erwähnst. Diese Strategie macht deine E-Mail-Antwort lesenswert und steigert das Interesse des Lesers.
Erwähne Möglichkeiten zur Kontaktaufnahme: Deine Kunden sollten nicht auf eine Auto-Antwort antworten. Stattdessen solltest du ihnen andere Kontaktmöglichkeiten anbieten, um dich zu kontaktieren.
Setze Erwartungen: Sätze wie "Wir versprechen Ihnen, dass Sie in den nächsten drei Stunden von uns hören werden" helfen dabei, Erwartungen zu wecken, und das funktioniert perfekt, um eine solide Verbindung zu deinen Kunden aufzubauen.
Da du nun weißt, welche Dinge in einer automatischen E-Mail-Antwort enthalten sein sollten, wollen wir uns nun nach konkreten Vorlagen umsehen, die dich inspirieren können, deine erste automatische E-Mail-Antwort zu erstellen und einzustellen.
Die 8 besten E-Mail-Vorlagen für automatische Antworten von 2022
Du musst diese Vorlagen nicht Zeile für Zeile befolgen. Passe sie stattdessen einfach an deine Bedürfnisse an, wenn sie für dein Startup nicht geeignet erscheinen.
1. Antwort auf eine Serviceanfrage
Hallo Anna!
Vielen Dank, dass du dich mit einer Anfrage zu unserem Service an uns wendest. Wir versprechen dir, uns innerhalb der nächsten 24 Stunden mit dir in Verbindung zu setzen und dich über den Stand der Dinge zu informieren.
Bitte zögere in der Zwischenzeit nicht, andere Kunden auf dieser Plattform zu kontaktieren. Wenn du dringend eine Antwort brauchst, schreibe uns eine E-Mail an urgentresponse@email.com oder rufe uns unter 6767XXXX an.
Wir freuen uns darauf, mit dir zu kommunizieren.
Mit freundlichen Grüßen, Team XYZ
2. Ermuntere Kunden, deiner Social Media Seite beizutreten
Hallo, Mike!
Danke, dass du unsere Produkte kaufst. Während wir deine Bestellung vorbereiten, kannst du unserer Social Media Seite (XYZ auf Instagram) beitreten und unsere anderen Angebote entdecken. Verbinde dich mit unserer Plattform und erhalte aktuelle Informationen über unsere kommenden Dienstleistungen und Produkte.
Danke
3. Bestätige die Kundendaten
Guten Morgen Anna!
Wir freuen uns sehr über deine Anfrage zum Kauf unserer Produkte. Aus Sicherheitsgründen bitten wir dich jedoch, deine E-Mail-Adresse zu bestätigen Das hilft uns, deine Bestellung zu bearbeiten und dich gut zu bedienen.
Danke
4. Erwartungen an den Bau
Hallo, Mike!
Danke, dass du dich an uns gewandt hast. Wir verstehen, dass du mit bestimmten technischen Problemen zu kämpfen hast und versprechen, das Problem innerhalb des nächsten Tages zu lösen. Solltest du jedoch nichts von unserem Team hören, kontaktiere uns direkt unter 4548990XXXX und halte dich auf dem Laufenden.
Wir bemühen uns, einen exzellenten Kundenservice zu bieten, aber wegen der Feiertage gibt es einen Personalmangel, denn jeder hat eine Pause verdient. Ich hoffe, du hast dafür Verständnis.
Mit freundlichen Grüßen, Team ABC
5. Bestätige eine Aktion
Wir heißen dich als unseren 45. Abonnenten willkommen, Mike.
Herzlichen Glückwunsch, dass du auf der richtigen Seite gelandet bist, um alle Neuigkeiten über den neuesten Promi-Klatsch und Modetrends zu erfahren. Da du dich verpflichtet hast, unserer Community beizutreten, bieten wir dir einen Rabatt von 10% auf deinen ersten Einkauf. Den Gutschein findest du in der Anlage oben.
Vielen Dank von allen hier im ABC Unternehmen
6. Feedback-Anfrage
Hallo Liza!
Vielen Dank, dass du unser Stammkunde bist. Um dich gut bedienen zu können, ist es unsere Pflicht, unsere Dienstleistungen mit der Zeit zu verbessern, und dafür brauchen wir dein Feedback. Bitte nimm dir ein paar Minuten Zeit und teile uns dein Feedback in dem unten stehenden Feld mit.
Wir bemühen uns, gute Leistungen zu erbringen, und deine Antwort bedeutet uns viel. Nochmals vielen Dank, dass du uns ermutigst, weiterzumachen und zu expandieren.
Mit freundlichen Grüßen, Team UXZ
7. Rabattangebot
Hallo, Mina!
Hast du Lust, Weihnachten mit unserer trendigen Kleiderkollektion zu feiern? Wir haben dich gehört!
Nutze den exklusiven Code MINA 5555 und erhalte 10% Rabatt auf unsere gesamte Festtagskollektion. Wir können es kaum erwarten, dich mit unseren Kleidern zu sehen.
Danke, Team CC
8. Antwort von Out of Office
Hallo Mike!
Vielen Dank für deine Anfrage. Ich bin zurzeit für eine Woche nicht im Büro und werde dir nicht so schnell antworten können. Wenn du mich jedoch dringend kontaktieren musst, kannst du mich auf meinem Twitter-Account @twittercgs erreichen oder mir auf Instagram eine Nachricht schicken.
Mit freundlichen Grüßen XYZ
So stellst du deine automatische E-Mail-Antwort ein
Sobald du die gewünschte Vorlage ausgewählt hast, befolge die folgenden Schritte, um die Antwort in Gmail einzustellen.
Wähle in deinem Gmail-Konto das Zahnrad "Einstellungen".
Wähle dann "Erweitert" und aktiviere die Option "Automatisierte Antworten"
Verfasse deine Antwort.
Gib deiner Antwort einen Titel, indem du auf die drei Punkte in der rechten Ecke klickst.
Schreibe deine Antwort in das vorgegebene Feld und klicke auf "Speichern"
Wähle schließlich die Option "Einen neuen Filter erstellen"
Wähle die Kriterien für die automatische Antwort, ihren Titel und eine passende Betreffzeile aus, bevor du fertig bist.
Du kannst auch eine automatische E-Mail-Antwort in Outlook einrichten.
Gehe zu "Datei" und wähle "Neue Nachricht"
Wähle "Optionen" und wähle "Klartext", um deine Antwort zu verfassen.
Sobald du deine Nachricht geschrieben hast, speicherst du die Antwort als Vorlage und wählst die Kriterien für den Versand aus.
Wähle die Option "Regeln und Warnungen" aus dem Menü "Extras", um die Personen auszuwählen, an die die Nachricht gesendet werden soll.
Schlussbemerkung
Bist du es leid, deinen Kunden jedes Mal eine Antwort zu schicken, wenn du eine ähnliche Anfrage erhältst? Wenn ja, solltest du produktiv sein und dich für eine automatische E-Mail-Antwort entscheiden.
Die E-Mail-Automatisierung ist eine hervorragende Erleichterung für kleine und große Unternehmen und bietet eine perfekte Möglichkeit, neue Kunden zu gewinnen, ohne auf wichtigere Aufgaben verzichten zu müssen. Außerdem hilft sie dabei, das Geschäft zu erweitern und den Umsatz genau und effizient zu steigern.
Im obigen Leitfaden haben wir acht Vorlagen für automatische Antwort-E-Mails und die verschiedenen Möglichkeiten, sie einzustellen, vorgestellt. Passe sie einfach an deine Bedürfnisse an und bleibe mühelos mit deinen Kunden in Kontakt.
