Wenn es um Kommunikations- und Kollaborationstools geht, kann es schwierig sein, zu entscheiden, welches das richtige für dein Team ist.
Zwei der beliebtesten Möglichkeiten sind die Verteilerliste und die gemeinsame Mailbox. Bevor du eine Entscheidung triffst, solltest du dir jedoch die genauen Fakten zu jeder dieser Möglichkeiten ansehen. Wenn eine Verteilerliste für dein Unternehmen geeignet ist, ist ein gemeinsames Postfach vielleicht nicht geeignet. Es kann aber auch das Gegenteil der Fall sein.
Um dir dabei zu helfen, werden wir den Unterschied zwischen Verteilerlisten und gemeinsamen Postfächern detailliert aufschlüsseln, damit du die beste Wahl für dein Team treffen kannst.
Was ist eine Verteilerliste?
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Mit Verteilerlisten kannst du E-Mails an eine große Anzahl von Empfängern gleichzeitig versenden. Wenn Unternehmen E-Mails über Verteilerlisten an eine Gruppe von Empfängern senden, replizieren sie die ursprüngliche E-Mail und senden sie an die gesamte Liste.
Verteilerlisten wurden in den frühen 1980er Jahren erstellt, um Nachrichten zu bestimmten Themen auszutauschen. Sie eignen sich hervorragend, um eine Diskussion zu koordinieren und die Zusammenarbeit zu erleichtern. Deshalb sind sie auch heute noch weit verbreitet.
Außerdem können einzelne Mitglieder die Verteilerlisten manuell ändern. Auf diese Weise können die Nutzer/innen Mitglieder zur Liste hinzufügen oder aus ihr entfernen. Diese manuelle Verwaltung ist nützlich, wenn du den Mitgliedern die Möglichkeit geben willst, sich für oder gegen den Erhalt von E-Mails aus der Liste zu entscheiden.
Wenn du eine Verteilerliste erstellst, kannst du festlegen, wer E-Mails senden und empfangen darf. Du kannst auch verschiedene Arten von Nachrichten festlegen (z. B. Ankündigungen, Diskussionsbeiträge usw.). Außerdem kannst du Regeln aufstellen, die festlegen, was passieren muss, wenn eine Nachricht gesendet wird (z. B. vor dem Senden genehmigen, Antworten zulassen usw.).
Wann sollte man eine Verteilerliste verwenden?
Eine Verteilerliste ist im Grunde genommen eine E-Mail-Adresse, die E-Mails an viele Empfänger sendet und nicht nur an einen. Der Hauptvorteil einer Verteilerliste ist ihre Bequemlichkeit und Schnelligkeit. Er ist besonders nützlich für Teams, die schnell Nachrichten an eine große Anzahl von Lieferanten, Kunden oder internen Teammitgliedern senden müssen.
Ein weiterer großer Vorteil einer Verteilerliste ist die Möglichkeit, Nachrichten an mehrere Personen gleichzeitig zu senden. Das bedeutet, dass du dir nicht jedes Mal die Mühe machen musst, die E-Mail-Adressen der einzelnen Personen manuell einzugeben, wenn du eine Nachricht versendest. Du kannst auch separate Listen für verschiedene Zwecke oder Gruppen erstellen.
Das macht es einfacher, den Überblick darüber zu behalten, mit wem du kommunizierst. So kannst du sicherstellen, dass alle relevanten Parteien in die Konversation einbezogen werden. Außerdem besteht so nicht die Gefahr, dass du jemanden versehentlich aus der Empfängerliste weglässt. Alles in allem sind Verteilerlisten perfekt für umfangreiche Kommunikation, z. B. für Unternehmensankündigungen oder Kundeninformationen.
Wichtig
Kann eine Verteilerliste die gleiche E-Mail haben wie ein gemeinsames Postfach? Ja, das ist möglich. Allerdings gehen dieselben E-Mails sowohl an die Posteingänge der Teammitglieder als auch an das gemeinsame Postfach.
Was ist ein gemeinsames Postfach?
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Es ist ein Mailsystem, bei dem verschiedene Mitglieder eines Teams gleichzeitig Zugriff auf das Postfach haben. Jeder kann jedoch seine eigene E-Mail-Adresse behalten. Das macht es möglich, dass zwei Personen zusammenarbeiten, indem sie eine E-Mail gemeinsam nutzen oder einem von ihnen zuweisen. Zum Beispiel könnte eine Person die E-Mail als gelöst markieren, während die andere sie als ungelöst markiert.
Außerdem können Nutzer/innen, die Zugriff auf den gemeinsamen Posteingang haben, das Postfach von ihren Konten aus sehen und verwalten. Wenn eine E-Mail von einem/r Nutzer/in aus dem gemeinsamen Posteingang gelöscht wird, wird sie automatisch auch aus dem gemeinsamen Postfach entfernt.
Ein gemeinsamer Posteingang ist eine gute Möglichkeit, deine Nachrichten zu organisieren. Alle haben an einem Ort Zugriff auf alle E-Mails, anstatt ihre Posteingänge durchsuchen zu müssen. Außerdem werden alle Änderungen, die an einer Nachricht im gemeinsamen Postfach vorgenommen werden, mit allen Nutzern synchronisiert, damit alle auf dem gleichen Stand sind.
Wann sollte man ein gemeinsames Postfach nutzen?
Wenn du ein gemeinsames Postfach verwendest, bleibt deine Kommunikation an einem Ort und du vermeidest, dass doppelte E-Mails verschickt werden. Außerdem können deine Teammitglieder so schnell auf gemeinsame Informationen zugreifen, ohne ihre eigenen Posteingänge durchsuchen zu müssen.
Außerdem kann die integrierte Funktion für gemeinsame Postfächer verhindern, dass Nutzer/innen versehentlich vertrauliche Informationen oder sensible Dokumente versenden. Das macht es ideal für Teams, die gemeinsam an E-Mail-basierten Aufgaben arbeiten müssen. Außerdem können die Mitglieder problemlos Anhänge hinzufügen und sogar interne Diskussionen führen, ohne den Posteingang zu überladen.
Mit gemeinsamen Postfächern können die Teammitglieder für ihre E-Mail-Aufgaben verantwortlich gemacht werden und den Fortschritt einfach mitteilen. So behalten sie den Überblick und verhindern, dass widersprüchliche Informationen an die Kunden gesendet werden.
Nicht zuletzt kann die Verwendung eines gemeinsamen Postfachs die Aufgaben im Kundenservice vereinfachen. So können die Agenten schnell auf Kundenanfragen reagieren, ohne mit mehreren Gesprächsaufzeichnungen gleichzeitig jonglieren zu müssen. So können die Teams die Kundenzufriedenheit erhöhen und die Antwortzeiten verbessern. Wann solltest du also ein gemeinsames Postfach verwenden? Wir vermuten, dass du jetzt im Bilde bist.
Was ist der Unterschied zwischen einer Verteilerliste und einem gemeinsamen Postfach?
Eine Verteilerliste und ein gemeinsames Postfach sind beide auf unterschiedliche Weise nützlich. Eine Verteilerliste und ein gemeinsames Postfach sind beide auf unterschiedliche Art und Weise von Vorteil. Beide sind großartig für einen produktiven Arbeitsablauf. Aber sie unterscheiden sich auch in verschiedener Hinsicht. Die folgende Tabelle stellt Verteilerlisten und gemeinsame Postfächer anhand einiger Fragen gegenüber
Thema | Verteilerlisten | Gemeinsame Postfächer |
|---|---|---|
Kann eine Team-E-Mail-Adresse verwendet werden, um mir E-Mails zu schicken? | Ja | Ja |
Kann ich E-Mails von einem Teamkonto aus senden? | Nein | Ja |
Kann ich auf frühere Kundeninformationen zugreifen? | Nein | Nein |
Kann ich Anfragen an bestimmte Teammitglieder weitergeben? | Nein | Nein |
Können doppelte Antworten vermieden werden? | Nein | Nein |
Ist es möglich, interne, vertrauliche Bemerkungen in Unterstützungsanträge aufzunehmen? | Nein | Nein |
Kann ich alle gesendeten und empfangenen E-Mails im Posteingang einer Gruppe einsehen? | Nein | Nein |
Welches Tool für gemeinsame Postfächer für Teams soll ich verwenden?
Wenn es darum geht, ein gemeinsames Postfach für Teams auszuwählen, gibt es mehrere gute Möglichkeiten. Einige der beliebtesten Tools sind im Folgenden aufgeführt:
HelpSpace
HelpSpace ist eine umfassende Lösung, um den Team- und Kundenservice zu optimieren. HelpSpace bietet fortschrittliche Funktionen für Ticketing, Zusammenarbeit und Integration. Außerdem können Nutzer/innen benutzerdefinierte Self-Service-Seiten erstellen. Damit können sie später ihre Teams unterstützen und das Kundenerlebnis verbessern.
HelpSpace bietet eine Reihe von Funktionen, mit denen Teams effizienter zusammenarbeiten können. Zu diesen Funktionen gehören ein gemeinsamer Posteingang, Markierungen, automatische Zuweisungen und Aufgabenmanagement. Darüber hinaus bietet HelpSpace leistungsstarke Reporting-Tools, um die Leistung zu verfolgen und die Kundenzufriedenheit zu messen.
Außerdem lässt sich HelpSpace mit Drittanbieteranwendungen wie Zendesk oder Slack integrieren. Das bedeutet, dass Teams ganz einfach auf Kundendaten und andere relevante Informationen aus ihren bestehenden Systemen zugreifen können. Außerdem können sie Prozesse automatisieren, indem sie eigene Regeln und Auslöser erstellen.
Loopemail
Loopemail ist ein All-in-One-Tool für die Teamkommunikation, das Lärm und Chaos im Posteingang beseitigt. Es sorgt für Transparenz und klare Verantwortlichkeiten, damit jeder im Team weiß, wer für welche Aufgaben zuständig ist. Loopemail bietet eine Reihe von Funktionen, die die Zusammenarbeit erleichtern. Dazu gehören
Automatisierte Workflows
SLA-Erinnerungen
Antwortvorlagen
Schneller Überblick darüber, was funktioniert und was nicht
Loopemail wird mit einer 14-tägigen kostenlosen Testversion geliefert, für die keine Kreditkarte erforderlich ist und die du jederzeit kündigen kannst. Es ist eine All-in-One-Lösung, um die Kommunikationsprozesse eines Teams zu rationalisieren.
Google Collaborative Inbox
Collaborative Inbox von Google ist ein hervorragendes Tool zur Verbesserung der Teamkommunikation. Es ist eine Erweiterung von Google Groups, die es mehreren Nutzern ermöglicht, als Team zusammenzuarbeiten und eingehende E-Mails zu verwalten. Mehrere Nutzer/innen können auf denselben E-Mail-Posteingang zugreifen. So können sie in den Nachrichten navigieren, Maßnahmen ergreifen und Aufgaben zuweisen.
Die Navigation in der Collaborative Inbox ist einfach. Jeder Nutzer kann E-Mails im selben Posteingang anzeigen, löschen, beantworten oder zuweisen. Dadurch wird es einfacher, Nachrichten zu verfolgen. Außerdem können die Nutzer/innen Aufgaben direkt aus ihrem Posteingang zuweisen.
Das folgende Video solltest du dir unbedingt ansehen, wenn du dieses Tool nutzen willst -
Wie man Google's Collaborative Inbox und Google Groups nutzt
Darüber hinaus kann Google Collaborative Inbox Nachrichten als gelesen oder ungelesen markieren, sie zur Wiedervorlage markieren oder in verschiedene Ordner verschieben. Das macht die Verwaltung von E-Mails schnell und effizient, da mehrere Personen gleichzeitig an der gleichen Aufgabe arbeiten können.
Abschließende Überlegungen
Verteilerlisten sind nützlich, um Informationen schnell und einfach an mehrere Personen gleichzeitig zu senden, während gemeinsame Postfächer besser für die Zusammenarbeit und die Verfolgung von Unterhaltungen geeignet sind. Je nach den Bedürfnissen deines Teams können beide Optionen unterschiedliche Zwecke erfüllen. Wenn es darum geht, sich zwischen einer Verteilerliste und einem gemeinsamen Postfach zu entscheiden, liegt die Wahl letztlich bei dir.
Allerdings gibt es neben den oben genannten Tools noch viele weitere hervorragende Möglichkeiten, die Kommunikation im Team zu verwalten. Unabhängig davon, für welche Option du dich entscheidest, wirst du eine Steigerung der Produktivität und Effizienz feststellen.
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