Die Gründung eines Unternehmens oder einer eigenen Firma bringt eine Reihe von Schwierigkeiten mit sich. Es geht nicht nur darum, die richtigen Geräte und Mitarbeiter zu haben.
Damit die Räder in Bewegung bleiben, brauchst du Strategien, Mitarbeiterschulungen, Arbeitsabläufe und SOPs, um die Konsistenz und den reibungslosen Ablauf aller Geschäftsaktivitäten zu gewährleisten. Das heißt, deine Prozesse und Arbeitsabläufe müssen einheitlich und reibungslos sein, damit deine Mitarbeiter/innen ihr volles Potenzial ausschöpfen können.
An dieser Stelle kommt das Wissensmanagement-Portal ins Spiel. Wir wollen herausfinden, was es ist und wie es Unternehmen dabei hilft, ihre SOPs und die Belegschaft zu rationalisieren.
Was ist ein Wissensmanagement-Portal?
Ein Wissensmanagement-Portal ist ein Werkzeug, das Daten und Informationen in Aktionen umwandelt. Es ist ein webbasiertes Programm, das das Wissen der Organisation zentralisiert, damit die Mitarbeiter effizient arbeiten und überall auf dieselben Informationen zugreifen können.
Das Portal kommt sowohl internen als auch externen Interessengruppen eines Unternehmens zugute:
Interne Stakeholder: Kundenserviceteam, Wissensmanager, Ersteller von Inhalten, usw.
Externe Stakeholder: Vorstandsmitglieder, Nutzer, potenzielle Kunden usw.
Arten von Wissensmanagement-Portalen
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Die Unterscheidung zwischen den verschiedenen Arten von Wissensmanagementportalen basiert auf der Art der Personen, denen es hilft oder die es unterstützt. Es gibt also eine externe Wissensbasis für die externen Stakeholder des Unternehmens und eine interne Basis für die Mitarbeiter/innen und Führungskräfte usw.
1. Externe Wissensdatenbank
Eine externe Wissensdatenbank kann von Kunden, Vorstandsmitgliedern oder Interessenten genutzt werden. Sie enthält in der Regel Anleitungen zu den Produkten und Dienstleistungen des Unternehmens oder zu anderen Problemen, die die Nutzer/innen mit dem Produkt haben könnten.
Die Wissensdatenbank dient als Plattform für den Kundensupport und hilft bei der Lösung von Problemen, ohne dass sich die Kunden an das Supportpersonal wenden müssen. So wird der Prozess effizienter und spart Zeit, sowohl für die Kunden als auch für die Supportmitarbeiter.
2. Interne Wissensdatenbank
Das interne Wissensmanagement-Portal kommt den Beschäftigten, dem Management und den internen Teams zugute. Es dient als Plattform für den Wissensaustausch und -zugriff, so dass die Beschäftigten bei Bedarf schnell auf aktuelle Informationen zugreifen können.
Auch die Geschäftsleitung kann diese Informationen nutzen, um Entscheidungen zu treffen. Darüber hinaus kann auf die meisten KMP-Softwareprogramme auch über das Telefon zugegriffen werden.
3. Hybrides Wissensmanagement-Portal
Einige Systeme dienen sowohl externen als auch internen Interessengruppen eines Unternehmens. Die Plattform hat zwei Seiten: die eine ist für den internen Gebrauch, die andere für die externen Nutzer.
Wie erstellt man das beste Wissensmanagement-Portal?
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Ein erfolgreiches Wissensmanagementsystem sollte Folgendes unterstützen:
Kollaboration
Leistungsstarke Suche
Integration
All diese Faktoren sollten auf die Systeme des Unternehmens abgestimmt sein und die Geschäftsabläufe insgesamt verbessern.
Als nächstes brauchst du eine gute Software. Einige der besten Softwarelösungen sind:
Document360
ProProfs Wissensdatenbank
Zendesk
Scribe
Minerva Knows
HelpSpace
Hier erfährst du, wie du das beste Wissensmanagement-Portal aufbauen kannst.
Wissensdatenbank-Vorlage
Viele Vorlagen für Wissensdatenbanken enthalten bereits Überschriften, Inhaltsverzeichnisse, Zwischenüberschriften usw. Du kannst die Kategorien nach deinen Anforderungen ändern und weitere Informationen für deine Mitarbeiter und Stakeholder hinzufügen.
Wenn du die Vorlage anpassen möchtest, kannst du dein Markenlogo, ein Bild und deinen Namen hinzufügen. Diese Vorlagen sind in der Regel sehr flexibel und können auch später noch leicht aktualisiert werden.
Inhalt/Daten
Als Nächstes musst du die Inhalte oder Daten in die Vorlage einfügen. Lege zunächst grobe Kategorien in der Vorlage an und füge verwandte Inhalte hinzu. Dann kannst du sie entweder selbst eintippen oder du sparst Zeit und importierst Dokumente und Präsentationen, wenn möglich.
Benutzerrollen
Denke daran, dass die Erstellung eines Wissensmanagement-Portals keine Aufgabe für eine einzelne Person oder Abteilung ist. Du brauchst Beiträge aus allen Abteilungen und Teams. Das bedeutet aber nicht, dass alle gleichzeitig an dem Portal arbeiten dürfen.
Du musst Rollen und Verantwortlichkeiten festlegen, damit jeder weiß, was er zu tun hat. Sonst wird es zu einem Sammelsurium von Daten, das niemandem nützt.
Einige Mitglieder können z.B. die Rolle von Datensammlern übernehmen. Sie können für die Recherche, das Sammeln und das Eintragen verantwortlich sein. Die oberste Ebene kann der/die Administrator/en sein, der/die die Aktivitäten deines Wissensmanagement-Portals überwacht/überwachen.
Auf diese Weise kann nur die oberste Führungsebene Einträge und Änderungen im System vornehmen, und der gesamte Prozess wird rationalisiert und effizient.
Überprüfung der Informationen
Damit das System optimal funktioniert, musst du sicherstellen, dass alle eingegebenen Informationen korrekt und zuverlässig sind. Da du auch Kunden an Bord haben wirst, könnte der kleinste Fehler deinerseits (einschließlich Rechtschreib- und Grammatikfehler) die Art und Weise verändern, wie sie dein Unternehmen sehen.
Erstelle eine Strategie zur Überprüfung von Informationen und weise die Rolle bestimmten Mitgliedern des Unternehmens zu. Zum Beispiel kann jede Abteilung ein Überprüfungsteam haben, das regelmäßig die Richtigkeit der Inhalte im Wissensmanagement-Portal überprüft.
Feedback
Das Feedback deiner Kunden und deines internen Teams ist wichtig, um zu sehen, wie sich dein Portal bewährt. Ist es für die Beteiligten nützlich? Gibt es irgendwelche Probleme, die behoben werden müssen?
Sei offen für Vorschläge und Feedback. Erlaube ihnen, sich zu äußern und über die Feedback-Formulare deines Wissensmanagement-Portals Verbesserungsvorschläge zu machen.
Aktualisiere
Das Wissensmanagement-Portal muss ständig aktualisiert werden. Überprüfe und aktualisiere es regelmäßig, damit Mitarbeiter und Kunden aktuelle und zuverlässige Informationen erhalten, die für sie nützlich sind.
Herausforderungen bei der Erstellung eines Wissensmanagement-Portals
Bei der Erstellung eines Wissensmanagement-Portals kannst du auf einige Herausforderungen stoßen. Hier sind einige von ihnen.
Dein Team mit der neuen Technologie vertraut machen und die Anpassungsfähigkeit aller Beteiligten fördern
Die veralteten Systeme loswerden, die du nicht mehr brauchst
Kundenbedürfnisse und -anforderungen an jedem Punkt berücksichtigen
Schwache organisatorische Entscheidungen und Strategien ohne Rücksicht auf die Endnutzer
Vorteile eines Wissensmanagement-Portals
Mit dem besten KMP gibst du der gesamten Organisation rund um die Uhr Zugang zu den richtigen, zuverlässigen und aktuellen Informationen. So ist es einfach, sie zu teilen, auszutauschen und für effiziente Arbeitsabläufe zu nutzen.
Untersuchungen haben ergeben, dass 49% der Beschäftigten Probleme haben, wichtige Dateien und Dokumente zu finden. Außerdem haben 43 % Probleme damit, Daten und Dokumente mit anderen auszutauschen, so dass ein optimiertes System für deine Mitarbeiter/innen sicherlich von Vorteil ist.
Da über 88 % der Beschäftigten erwarten, dass das Unternehmen, zu dem sie gehen, über ein Selbstbedienungssystem verfügt, ist ein KMP heute ein Muss. Einige bemerkenswerte Vorteile eines Wissensmanagement-Portals sind folgende
Einfacher Zugang zu wichtigen Informationen und Selbstschulung der Mitarbeiter/innen nach Belieben
Zuverlässige, genaue und konsistente Informationen, die sowohl für interne als auch für externe Stellen verfügbar sind
Organisation der Daten in Kategorien
Ermöglicht eine einfache und nahtlose Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten
Verbessert und stärkt die Standardbetriebsverfahren
Verbessert die Kommunikation zwischen Abteilungen und Interessengruppen
Dient als Selbstbedienungsplattform für Nutzer/innen, um auf alle Informationen zu Produkten und Dienstleistungen zuzugreifen
Unterm Strich
Ein Wissensmanagement-Portal ist ein umfassendes Instrument oder eine Plattform, auf der alle Mitarbeiter, Teams, Abteilungen, Vorstandsmitglieder und Endnutzer zusammenarbeiten und wichtige Informationen über das Unternehmen finden.
Wenn es richtig eingerichtet ist, kann es ein echter Gewinn für das Unternehmen sein, denn alle Handbücher, SOPs, Richtlinien usw. sind für alle Beteiligten nur ein paar Klicks entfernt. Um den größten Nutzen daraus zu ziehen, solltest du in ein schnelles und funktionales Tool zur Erstellung deiner KMP investieren.
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